为进一步规范学院公文管理工作，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合学院工作实际，特制定本制度。
一、公文种类
学院公文种类包括“北京世纪英才高等研修学院委员会文件”、“北京世纪英才高等研修学院文件”、“北京世纪英才高等研修学院纪律检查委员会文件”、“北京世纪英才高等研修学院便 函”、“北京世纪英才高等研修学院办公室文件”、北京世纪英才高等研修学院工会委员会文件”、“北京世纪英才高等研修学院委员会文件”。学院其他职能部门需要发文的，分别 纳入上述文件种类序列发文。
二、公文管理
“北京世纪英才高等研修学院委员会文件”、“北京世纪英才高等研修学院文件”、“中共北京世纪英才高等研修学院纪律检查委员会文件”、“北京世纪英才高等研修学院便函”、“北京世纪英才高等研修学院办公室文件”由学院办公室负责管理。 “北京世纪英才高等研修学院工会委员会文件”由工会负责管理。“北京世纪英才高等研修学院委员会文件”由团委负责管理。
三、收文处理
1、签收：
收取文件由学院专职机要员负责。各部门和个人直接带回的上级公文，须及时交机要员按规定程序处理。
2、拆封：
收取的文件属院领导的，机要员要及时、原封转送院领导本人。其他文件，机要员要认真拆封查收。
3、登记：
收文经签收、拆封后，机要员要逐件登记，并及时填写《文件传阅单》，由办公室主任阅批。
4、传阅：
机要员要按照办公室主任提出的拟办意见，及时送院领导阅批或承办部门阅办。院领导和承办部门负责人阅文后，要使用钢笔或毛笔签名。
各部门在接到阅文通知后，要及时到机要室阅文。否则，因此影响学院工作的，要追究有关责任人的责任。
5、批办、承办：
对院领导做出批示的文件，要及时归口落实。办公室负责督查。
文件原则上不得复印、翻印。确需复印、翻印的，须按国家有关规定，经院领导和办公室主任批准。使用后需要交回的，承办部门要及时交办公室。
6、立卷归档：
收文经过上述程序办理后，机要员要及时整理，立卷归档。
四、发文处理
1、拟稿：
各类公文由公文管理部门负责草拟。其中，业务性较强的院级公文由院领导安排有关部门起草。重要文件由院领导亲自主持起草。
2、核稿：
文件草稿在送呈院领导审阅、签发前，要先送公文管理部门核稿。核稿后，根据情况分别送院领导签发或起草部门修改。
3、报送登记：
已核稿决定印发的文稿，要填写《北京世纪英才高等研修学院发文单》，同时由文件起草部门提供正式文稿一份，然后由公文管理部门负责将《北京世纪英才高等研修学院发文单》和正式文稿一同送呈院领导审阅、签发。
4、签发：
“中共北京世纪英才高等研修学院委员会文件”由党委书记签发。党委书记外出时，由主持党委工作的院领导签发。
“北京世纪英才高等研修学院文件”由院长签发。院长外出时，由主持行政工作的院领导签发。
党委和行政联合发文时，以“中共北京世纪英才高等研修学院委员会文件”名义发文，编入党委文件序号，由党委书记、院长共同签发；
“北京世纪英才高等研修学院办公室文件”由院领导审阅，办公室主任签发。
“北京世纪英才高等研修学院工会委员会文件”由分管院领导审阅，工会主席签发。
“共青团北京世纪英才高等研修学院委员会文件”由分管院领导审阅，团委书记签发。
签发文件时，应在发文单规定签发区域使用蓝、黑色钢笔或毛笔签署明确意见。签发后的文件底稿及发文单由公文管理部门留存。签发后需作修改的，须经签发人批准。
5、印制：
文稿签发并办理登记手续后送印时，要交代清完成时间等印制要求，由文件起草部门和公文管理部门安排校对。负责文稿录入、打印的工作人员和校对人都要在《北京世纪英才高等研修学院发文单》上签字。
6、用印：
文件加盖章后产生效力。用印前，公文管理部门要认真检查后方可用印。用印人员要登记好用印情况。
7、分发上报：
文件盖章、装订后，按规定范围要求及时下发，并填写《发文登记表》。需上报的要及时上报。
8、归档：
文 件办理手续完毕后，公文管理部门要及时收回《北京世纪英才高等研修学院发文单》和文件底稿存档，同时附两份正式文件存档。每年年末，公文管理部门要将年内各类公文 汇集，按所分类别各留存一份，同时交档案馆留存一份。其余正式文件由学院机要员保存，按机要文件销毁办法处理。
五、本制度未作规定的，一律按《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》执行。
六、本制度由办公室负责解释，本制度自发布之日起执行。